Serait-il acceptable de connaître votre vitesse une heure plus tard lorsque vous roulez en voiture?

Par:
Richard Gaudet
Conseiller en entreprise

De nos jours, comment peut-on gérer sans avoir les données et les rapports nécessaires à la bonne marche de nos opérations de façon instantanée…C’est comme rouler en voiture sur l’autoroute sans avoir un indicateur de vitesse. Serait-il acceptable de savoir votre vitesse une heure plus tard ?

Je constate en entreprise que de nombreuses données sont prises par les opérateurs souvent de façon manuelle et que toutes ces données doivent être compilées dans un fichier pour ensuite être analysées. Combien de temps tout cela prend-il? C’est très ardu et souvent, on n’a pas le temps.

Comment peut-on réagir face à nos résultats si on a ces résultats une semaine ou un mois plus tard ? De plus, pourquoi faire perdre du temps à nos opérateurs si les données ne sont pas utilisées ? Il devient alors primordial de se doter d’un système de collecte de données efficace qui permet de suivre nos indicateurs quotidiens ou horaires afin de réagir pour atteindre nos objectifs hebdomadaires, mensuels et annuels.

Voici une approche d’implantation d’un système de collecte de données fait sur mesure

1) Établissement des indicateurs-clés de performance à suivre quotidiennement.

La première étape est bien sûr d’établir les indicateurs de performance de vos opérations. Si vous n’avez pas d’indicateurs, je vous invite à consulter notre site Formateur.ca où mon collègue Michel Beaudry vous donne de précieux conseils dans l’établissement de ceux-ci.

2) Recherche des données sources qui permettront de calculer rapidement vos indicateurs.

Il faut garder cela simple, chercher les chiffres réels, mais surtout des données qui seront disponibles quotidiennement et même à chaque heure. Par exemple :

• Indicateur d’efficacité : heures travaillées sur un produit, heures standard prévues (ventes)
• Indicateur Pourcentage livré à temps : nombre de lots livrés à temps, total du nombre de lots livrés
• Indicateur Pertes de matériel : Quantité de matériel utilisé (début), quantité de matériel emballé
• Etc.

3) Analyse des besoins de système de collecte de données

Dans cette étape, une analyse est faite pour déterminer, par rapport aux données sources, les personnes qui collecteront, le réseau de collection, le type de logiciel à utiliser, le temps de réponse et les rapports souhaités. Dans nos applications, on utilise des chiffriers EXCEL et des bases de données Ms ACCESS automatisés. On identifiera également les endroits où seront les points de collecte de données en minimisant le temps et les déplacements des personnes impliquées.

4) Définition des composantes du système (logiciel et matériel informatique)

Au niveau du logiciel, les interfaces des opérateurs seront définies (autant le format de l’entrée de données que le format des rapports d’indicateurs). Les équipements en matériel informatique seront également choisis afin de supporter le système de collecte de données. Par exemple, si l’on veut les heures réelles travaillées sur un produit, on introduit alors un lecteur de code à barres qu’un opérateur utilisera lors du début et de la fin de son travail sur un lot produit. Il faut penser au câble du réseau, les ordinateurs et/ou interface-opérateur. C’est ici que la technologie utilisée se justifie en minimisant les risques d’erreur et les entrées doubles puisque, de toute façon, la collecte de données n’est pas une activité à valeur ajoutée.

5) Programmation

Les besoins étant bien définis, il s’agit ici de programmer les interfaces et la base de données afin d’obtenir les indicateurs souhaités rapidement de façon journalière. Les rapports des indicateurs se doivent d’être flexibles. On utilise habituellement Ms Excel avec ses tableaux croisés dynamiques.

6) Installation et Formation des personnes impliquées

Finalement, nous sommes rendus à l’étape de l’implantation proprement dite où le matériel informatique est installé et les utilisateurs du système sont formés.

Les entreprises performantes ont un système de collecte de données efficace pour être constamment en contrôle de ses opérations. En avez-vous un ?