Votre processus de prise de commandes vous fait perdre combien de $ ?

Par: Luc-St-Louis
Directeur de Projets

Lors de mon dernier billet « Implantation de la PVA par où commencer », je vous mentionnais qu’il était préférable de débuter vos projets d’amélioration en révisant vos processus internes. Un des premiers processus où il faut se questionner est la prise de commandes. Je remarque régulièrement dans les organisations que la prise de commandes comporte des erreurs flagrantes ou des manques d’information tels que :

• Date de livraison manquante
• Mauvais prix ou aucun prix
• Quantité minimum non respectée
• Choix de couleur non conforme avec l’échantillon fourni
• Autres

Ce manque de rigueur à la prise de la commande entraîne des pertes de temps dans les bureaux en questionnements à l’entrée de la commande, à l’impression des bons de travail et au moment de la facturation. Cela entraîne aussi de la recherche d’information dans l’usine au niveau du produit à fabriquer et de la livraison. Les employés de production sont donc en attente, se questionnent et donnent l’impression de ne pas travailler.

Le constat qui est fait par les entrepreneurs est souvent le suivant : « Les employés se promènent et ne travaillent pas. Il faut revoir les méthodes et serrer la vis dans l’usine! »

L’effet observé est plutôt directement relié au processus de prise de commande qui n’est pas optimum. Il faut donc revoir comment on peut obtenir les informations adéquates des ventes pour éliminer ces pertes de temps et d’argent.

Vous contrôlez régulièrement vos produits fabriqués afin de valider la conformité de ces produits, il serait approprié de valider la conformité des renseignements d’une commande avant de la lancer en production.

N’oubliez pas de mesurer les résultats de vos changements et que sans suivi et rigueur, les solutions implantées vont tomber et vous devrez recommencer le même processus dans quelques mois.